Cos’è un ERP?
Gli Enterprise Resource Planning (“pianificazione delle risorse d’impresa”) sono software in grado di gestire ed integrare tutti i processi aziendali come gli acquisti e le vendite, la gestione del magazzino con le relative entrate ed uscite, statistiche finanziarie, contabilità, archiviazione documentale ecc.
Questi software sono in grado di unificare tutte queste attività aziendali in un unico sistema raccogliendo i dati e le informazioni che ne derivano in modo centralizzato sebbene essi provengano da diverse aree dell’azienda. Una volta raccolti, i dati, possono essere manipolati dagli utenti addetti, storicizzati oppure condivisi e studiati dai membri decisionali dell’azienda
Struttura base di un ERP:
Le principali componenti con cui è strutturato un ERP sono essenzialmente tre:
1) Database
I sistemi ERP si basano su un database il quale definisce la struttura con cui i dati devono essere gestiti, salvati e storicizzati.
2) Interfaccia utente
L’interfaccia utente è composta da tutti i formati / schermate visibili dall’utente.
Tramite l’interfaccia l’utente è in grado di interagire e inserire dati oltre che impartire comandi al software ERP.
Un aspetto importante riguardante l’interfaccia utente è che essa sia la medesima (o quanto più simile possibile) in tutto il software, così da garantire una User Experience (“UX”) comune, limitando lo spreco di tempo necessario a decifrare gli elementi presenti sul formato.
In Trizero per lo sviluppo della UX delle nostre applicazioni facciamo affidamento sulle “Human Interface Guidelines” fornite da Apple per garantire ai nostri clienti la miglior interfaccia utente possibile.
3) Script
Uno script non è altro che una “ricetta” con cui il programmatore insegna al software come manipolare i dati inseriti dall’utente (tramite interfaccia utente) e come storicizzarli (all’interno del database).
Grazie agli script sarà possibile far compiere al software i processi che altrimenti sarebbero deputati manualmente all’utente (come ad esempio l’invio di una richiesta a fornitore, la redazione di una distinta base, il calcolo e la stampa di una fattura, ecc.).
Questi tre costrutti principali strettamente interconnessi tra loro garantiscono la possibilità di gestire ogni processo di business aziendale, connettendo i sistemi e le persone che li utilizzano.
Esempio:
Prendiamo in considera un’azienda che costruisce automobili procurandosi ricambi e componenti da più fornitori.
Essa potrebbe impiegare un sistema ERP per tracciare le richieste e gli acquisti di componenti necessari alla costruzione di un auto.
In questo processo verrebbero coinvolti:
- Acquisti – Richiesta a fornitore del componente necessario
- Contabilità – Fattura di Acquisto del componente
- Archivio – Archiviazione della Fattura di acquisto
- Contatti – Selezione del miglior Fornitore
- Magazzino – Dove verrà depositato il componente prima che venga utilizzato dal reparto produzione
- Produzione – Dove recupero il componente arrivato? A quale commessa di lavoro appartiene?
Nota: Lo stesso processo può essere applicato sia ad una multinazionale sia alla comune officina meccanica. Per questo motivo l’adozione di un ERP è fondamentale a prescindere dalle dimensioni della tua azienda.
Ma perché dovrei adottare un ERP?
Semplice! Guardati attorno, la tua scrivania è piena di scartoffie? Il Desktop del tuo pc è invaso da fogli Excel o file Access sparsi qua e là?
Le tue chiavette USB straboccano di file PDF? Se la risposta è si allora questo è il momento di valutare quale ERP è il migliore per te. (Dai un occhiata a quest’altro articolo!)
Invece di dover consultare un infinito inventario di fogli di calcolo disconnessi o peggio ancora un archivio cartaceo, i sistemi ERP portano ordine nel caos consentendo a tutti gli utenti, dal CEO al personale operativo, di creare, archiviare, utilizzare e consultare gli stessi dati derivanti da processi comuni con la possibilità di farlo anche simultaneamente, ognuno dalla propria postazione di lavoro e da più tipi di device diversi.
Con la creazione di un archivio dati digitale, sicuro, protetto e centralizzato, tutti all’interno dell’azienda possono essere certi che le informazioni siano corrette, aggiornate e complete.
Inoltre, grazie all’adozione di questi strumenti digitali, sarà possibile generare in un lasso di tempo brevissimo (nell’ordine dei secondi) report statistici, compresi di grafici, utili per tenere sotto controllo l’andamento dell’azienda. In questo modo saremo costantemente a conoscenza del quadro aziendale e quindi potremo studiare quali decisioni prendere a seconda dei business goal aziendali che vogliamo raggiungere.
Nota: Un’altra importante motivazione potrebbe essere: uniformare o modernizzare gli strumenti e le tecnologie informatiche utilizzate all’interno dell’azienda.
Ma posso fidarmi ad adottare un ERP?
Storicamente, i sistemi ERP erano strutture isolate che funzionavano separatamente e non interagivano con altri sistemi. Ogni sistema richiedeva un codice costoso, complesso e personalizzato per soddisfare requisiti aziendali specifici che rallentavano o addirittura impedivano l’adozione di nuove tecnologie o l’ottimizzazione dei processi aziendali.
Ad oggi tutto questo è preistoria, grazie alle nuove tecnologie. Con i moderni sistemi ERP non solo è possibile fornire la condivisione dei dati all’interno dell’intero sistema ERP accessibile ai dipendenti aziendali, ma anche ad altri strumenti “terzi” di produttività come e-commerce, magazzini verticale o persino soluzioni di coinvolgimento con clienti.
Un ERP, oltre ad aiutarti a connettere tutti i tuoi dati per ottenere informazioni migliori che consentono di ottimizzare i processi in tutta la tua azienda, essendo una struttura digitale assicura maggiore sicurezza e privacy, sostenibilità e personalizzazione.
Vantaggi:
Ogni attività, soprattutto al giorno d’oggi, genera una grande quantità di dati, che se non gestita correttamente può rappresentare un grosso problema. Al contrario però, se sfruttati correttamente i dati possono offrire grandissimi vantaggi. Tra i principali vantaggi possiamo indicare:
- Aumento delle performance aziendali e massima ottimizzazione dei processi
- Accelerazione e snellimento delle attività operative/burocratiche
- Maggior velocità e facilità di reperimento delle informazioni
- Archivio storico dell’azienda in formato digitale
- Sicurezza dei dati
- Dati condivisi con tutti gli utenti ai quali si vuole fornire la visibilità dei dati
- Accessibilità multipla e dati costantemente aggiornati
- Analisi dei dati immagazzinati e successiva estrazione delle informazioni utili
- Migliori decisioni di business
- Reportistica
Hai ancora dei dubbi?
“Quale è la migliore soluzione ERP per la mia azienda?”
Qualora non ti ritenessi soddisfatto dagli ERP standard forniti dalle aziende sviluppatrici puoi rivolgerti a software house (come noi di Trizero) le quali saranno in grado di studiare i tuoi bisogni e fornirti una soluzione completamente su misura per la tua azienda. In questo caso la scelta dell’azienda che dovrà supportarti sul lato informatico è davvero decisiva.
“I costi di un ERP sono davvero proibitivi”
A volte i costi di una soluzione ERP risultano davvero elevati, tuttavia si tratta di un investimento necessario da affrontare per restare competitivi con le altre aziende competitor e aggiungere addirittura un valore aggiunto in grado di apportare un miglioramento generale dell’intera azienda.
Dettò ciò non è però da sottovalutare nemmeno la possibilità di acquistare soltanto alcuni moduli, magari inizialmente solo gli essenziali, di un ERP anziché l’intero pacchetto che è in grado di gestire ogni area aziendale.
“Non voglio abbandonare i sistemi che uso attualmente”
Per ovviare a questa problematica dovrai fare attenzione alle specifiche date dal software che vuoi acquistare e verificare la compatibilità con i tuoi sistemi.
Ancora una volta se nessun software standard offre la compatibilità con il tuo sistema, puoi rivolgerti ad una software house in grado di sviluppare un ERP Custom che comprenda la possibilità di interagire con il tuo sistema attuale.
“E i dati che sono contenuti nei miei fogli Excel?”
I moderni software ERP, come i software sviluppati in FileMaker, sono in grado di importare i tuoi dati contenuti su file Excel in pochissimi secondi e archiviarli per sempre all’interno del database.
Conclusioni
Ad oggi, i sistemi ERP sono essenziali per la gestione di aziende di qualsiasi a prescindere dalla dimensione e settore di essa. Grazie ad essi si possono trarre soltanto vantaggi!
