Acquistare un gestionale è una scelta difficile ma in questi tempi più che mai necessaria a iniziare o proseguire la trasformazione digitale della propria impresa e allinearsi ai ritmi dei competitori del proprio settore. Oltre a ciò un software gestionale è utile a migliorare la produttività e gestire risorse e documenti aziendali per non perdere informazioni tra le centinaia di file Excel sparsi per i computer aziendali (o peggio ancora documenti puramente cartacei).
Software Standard
Le scelte classiche ricadono spesso su nomi famosi e blasonati quali: Zucchetti, Sap, Buffetti o TeamSystem.
Le potenzialità di questi software sono certamente alte ed essi possiedono meccaniche di funzionamento molto sofisticate e all’avanguardia.
Tuttavia si tratta di software “fatti e finiti” ( chiamati Standard o Pre-built ) in quanto essi pur quanto evoluti siano sono stati prodotti seguendo uno standard ed esigenze comuni agli utenti del settore, non presentando però possibilità di personalizzazione.
Questi software saranno rapidissimi da implementare in quando basterà solamente acquistare le licenze necessarie e installare il software sulle macchine aziendali, ma di contro presentano il fattore di non potersi adattare all’azienda e ai suoi processi interni. Inoltre essendo uguali per tutti i clienti, e di conseguenza anche per i competitor del settore, annullano il vantaggio competitivo che si desidera ricavare con l’adozione di un software.
Oltre a ciò spesso sono addirittura fin troppo all’avanguardia, tanto da risultare troppo complessi da utilizzare.
Software Custom
Una seconda possibile scelta ricade però su software gestionali custom, di cui FileMaker (ambiente di sviluppo prodotto da Apple) ne è capostipite.
Con questa scelta sarà possibile coprire ogni singola e più minima esigenza e processo aziendale. Questi software infatti sono totalmente personalizzabili fin dal più piccolo dettaglio (come la disposizione dei campi, il tema e i colori, i loghi aziendali, ecc ) fino alle grandi metodologie di lavoro (ad esempio la creazione di offerte, fatture, stampe, reportistica e statistiche, ecc ).
Oltre alla totale realizzazione su misura, lo sviluppo ad hoc presenta un altro vantaggio, quello della “semplificazione”. Infatti se pensiamo ad un’azienda che deve rendere veloce e facile determinati processi ai propri dipendenti impiegati nella produzione, trovandosi però di fronte ad un front end troppo complesso del gestionale standard la risorsa sprecherà più tempo ad orientarsi e trovare le informazioni necessarie anziché ricavarne un guadagno di tempo effettivo.
Tuttavia anche questa scelta presenta degli svantaggi. Per esempio lo sviluppo può richiedere anche alcuni mesi di lavoro prima di essere pronto per essere utilizzato. Per poter giungere ad un prodotto soddisfacente sarà inoltre necessario sia il lavoro di uno sviluppatore sia un lavoro da parte delle risorse aziendali che dovranno illustrare allo sviluppatore i bisogni dell’azienda, le loro personali metodologie di lavoro e le proprie preferenze lato interfaccia.
Un ultimo lato di tali software è dato dal fatto che anche dopo essere stati portati in fase di produzione vera e propria, non potranno mai dirsi realmente conclusi in quanto il cliente può continuamente andare a perfezionarlo o aggiungere processi. Tale continuo aggiornamento richiede anche un accurata fase di test e debugging (ricerca degli errori) a differenza di soluzioni standard dove il prodotto viene creato e testato soltanto una volta prima di essere rilasciato senza essere più modificato (se non ad esclusione di piccole patch che vanno a migliorarne l’affidabilità o a risolvere piccoli bug segnalati dagli utenti).
Vantaggi e Svantaggi
Standard:
Pro
- Velocità di implementazione
- Costi limitati al software ( anche se spesso si tratta comunque di costi molto elevati )
- Creato su esigenze comuni del settore
- Quasi totale assenza di bug
Contro
- Prodotto non modificabile
- Non è applicabile l’assistenza o il training da parte di uno sviluppatore / agenzia
- Non porta a vantaggi competitivi con aziende che hanno già adottato lo stesso strumento
- A volte troppo complessi per essere imparati dai dipendenti aziendali
Custom:
Pro
- Totale personalizzazione dell’interfaccia utente
- Personalizzazione delle procedure
- Unicità assoluta del prodotto finale
- Adattabilità completa alle metodologie di lavoro dell’azienda
- Assistenza continua da parte della agenzia di sviluppo
- Terminato lo sviluppo, l’utente non ha bisogno di tempi d’apprendimento dello strumento ma è pronto ad utilizzarlo in quanto esso è stato creato su misura per lui
- Migliora la produttività e la velocità dei processi aziendali anziché limitarsi alla sola gestione
- Non ha bisogno di un’installazione vera e propria in quanto è possibile accedervi tramite una connessione internet (oltre a specifici username e password ovviamente)
- Possibilità di accedervi anche da dispositivi mobili (smartphone, tablet, iPad, …) o da remoto
- Lo sviluppo può essere fatto in maniera “modulare” ossia è possibile sviluppare prima le funzioni base ( o quelle di cui il cliente ha necessità primaria ) e successivamente le funzioni secondarie
- Prestazioni elevate
Contro
- Tempi di sviluppo
- Costi del software + Costi dello sviluppatore
Gestionali Standard Vs Gestionali Custom
In ambito sviluppo software ogni caso va analizzato a sè, non esiste una soluzione universale adatta ad ogni tipo di utilizzo, che permetta di scegliere tra gestionali standard vs custom. L’esperienza dell’azienda e degli sviluppatori detterà volta per volta le migliori scelte da adottare in base a numerosi fattori.
